Mucha gente confunde los términos urgente e importante. Incluso las personas que han estado en puestos gerenciales por años y en grandes corporaciones en ocasiones sucumben a esta enfermedad en su carrera profesional. El entender la diferencia entre urgente e importante puede tener un gran impacto en la calidad y productividad de ambas vidas la profesional y personal.
Las tareas urgentes, en su mayoría, tienen una fecha de entrega inmediata o una fecha de entrega que ya ha pasado. No es necesario que este tipo de tareas consuman mucho tiempo o esfuerzo. Tampoco es necesario que estas tareas tengan un impacto significativo en la vida, de hecho pudieran ser muy triviales o tontas. La mayoría de las cosas que se vuelven urgentes es debida a una situación urgente creada cuando una persona siempre sabe que algo debe ser logrado pero sigue posponiéndolo. Por ejemplo, el saber que se debe recibir un correo o enviar un reporte no tan importante, esta tarea tan trivial pero que se ignora puede convertirse en una tarea urgente.
Las tareas importantes, no necesariamente tienen una fecha de entrega. Son importantes debido al impacto que tienen en la vida de una persona. De nuevo, estas tareas no necesariamente consumen mucho tiempo o esfuerzo y puede que no se requieran hacer inmediatamente. Por ejemplo, el planear la educación o carrera desde el primer día escolar, no es algo que se necesite hacer inmediatamente pero ayudara a tomar decisiones.
La urgencia de las tareas se basa en fechas límites. Decidir que tarea es más importante es relativo a los pensamientos y circunstancias de cada persona. En otras palabras, la urgencia se maneja por factores y presión externa. Decidir la importancia de las tareas es un ejercicio de introspectiva.
La dimensión añadida a esta diferencia es que algunas tareas pueden ser urgentes e importantes. Por ejemplo, mientras que puede tener problemas relacionados al colesterol, usted preferiría hacer una cita con el doctor o hacerse un chequeo general que es muy importante para usted y su familia. Quizá tenga un infarto o ataque al corazón que hace que la consulta con el doctor de carácter urgente. Si se hubiera hecho estas revisiones de salud en términos regulares y con anticipación, seria simplemente una tarea en la lista de cosas por hacer. Estas tareas se volvieron urgentes debido a que las ignoró.
Utilizar una lista con las tareas urgentes ayuda a las personas a decidir que tareas requieren atención y esfuerzo.
En resumen:
- La urgencia de una tarea sea basa en su fecha de entrega mientras que la importancia de las tareas se deciden por el impacto o cambio significante que pudieran tener en la vida de la persona.
- La urgencia de una tarea se basa en los factores externos como la fecha de entrega mientras que la importancia es un ejercicio de introspección. Lo que uno considera importante puede diferir de lo que otros consideran como importante.
